Việc lưu lại dữ liệu sau khi làm việc là thao tác quan trọng nhất mà bất kỳ "newbie" nào cũng cần nắm vững. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách lưu file Excel cực dễ hiểu. Dù bạn đang sử dụng dòng laptop nào tại Điện máy Pico, các bước thực hiện cũng đều vô cùng đơn giản và thuận tiện.

 

I. Hướng dẫn chi tiết cách lưu file Excel

 

Dưới đây là hướng dẫn các thao tác lưu trữ bảng tính cơ bản, giúp bạn tránh mất dữ liệu khi sự cố xảy ra. Quy trình này áp dụng được cho hầu hết các phiên bản Office hiện hành trên các dòng laptop văn phòng.

 

1.1. Phân biệt 2 cách lưu Save và Save As

 

Trước khi thực hiện, bạn cần hiểu rõ sự khác biệt giữa hai tính năng này để sử dụng đúng mục đích:

• Save (Lưu): Dùng khi bạn đang làm việc trên một file đã có sẵn và muốn cập nhật, lưu lại những thay đổi mới nhất vào chính file đó.
• Save As (Lưu thành/Lưu như): Dùng khi bạn muốn tạo ra một file mới hoàn toàn từ file gốc (để thay đổi tên, đổi vị trí lưu hoặc đổi định dạng file như PDF, CSV...).

 

 

1.2. Cách lưu file trong Excel bằng Save

 

Đây là thao tác thường xuyên nhất để tránh mất dữ liệu khi máy tính gặp sự cố đột ngột.

Cách 1 (Dùng chuột): Nhấn vào biểu tượng đĩa mềm (Save) nằm ở góc trên cùng bên trái của cửa sổ Excel (trên thanh Quick Access Toolbar).

Cách 2 (Phím tắt): Nhấn tổ hợp phím Ctrl + S (trên Windows) hoặc Command + S (trên MacOS). Đây là cách lưu file Excel nhanh nhất mà dân văn phòng chuyên nghiệp khuyên dùng.

 

1.3. Cách lưu file trong Excel bằng Save as

 

Sử dụng cách này khi bạn muốn lưu file lần đầu tiên hoặc muốn sao chép ra một bản mới:

Bước 1: Trên thanh công cụ, chọn thẻ File > Chọn Save As (hoặc nhấn phím tắt F12 để mở nhanh hộp thoại).

Bước 2: Chọn vị trí bạn muốn lưu file (Ví dụ: This PC, OneDrive, hoặc Browse để chọn thư mục cụ thể).

Bước 3: Tại hộp thoại hiện ra:

• File name: Đặt tên cho file.
• Save as type: Chọn định dạng file (thường là Excel Workbook *.xlsx).

Bước 4: Nhấn nút Save để hoàn tất.

 

 

II. Cách thiết lập tự động lưu (AutoSave) và khôi phục (AutoRecover) để không mất dữ liệu

 

Trước khi đi vào cài đặt, bạn cần hiểu rõ "vũ khí" bảo vệ dữ liệu mà mình sắp sử dụng:

• AutoSave (Tự động lưu): Tính năng hiện đại lưu lại thay đổi của bạn theo thời gian thực (từng giây). Lợi ích lớn nhất là bạn không cần nhấn Ctrl + S nữa, nhưng yêu cầu phải dùng Microsoft 365 và lưu file trên OneDrive/SharePoint.
• AutoRecover (Tự động khôi phục): Tính năng "cứu cánh" truyền thống, tự động tạo bản sao lưu tạm thời sau một khoảng thời gian nhất định (ví dụ: 10 phút/lần). Lợi ích là giúp lấy lại dữ liệu khi máy tính bị sập nguồn, treo máy đột ngột ngay cả khi bạn lưu file trên ổ cứng thường.

 

2.1. Kích hoạt tính năng AutoSave (Dành cho Office 365/Microsoft 365)

 

Đây là cách tối ưu nhất để file Excel của bạn luôn ở trạng thái "mới nhất".

Điều kiện: Bạn cần đăng nhập tài khoản Microsoft và file Excel phải được lưu trên OneDrive hoặc SharePoint.

Cách thực hiện:

1. Nhìn lên góc trên cùng bên trái của cửa sổ Excel (trên thanh tiêu đề).
2. Tìm nút gạt AutoSave (Tự động lưu).
3. Gạt công tắc sang trạng thái On (Bật).
4. Nếu file chưa được lưu lên đám mây, Excel sẽ yêu cầu bạn chọn tài khoản OneDrive và đặt tên file để bắt đầu đồng bộ.

 

 

2.2. Cài đặt thời gian cho AutoRecover (Lưu tự động trên ổ cứng)

 

Nếu bạn lưu file offline trên máy tính (Desktop, ổ D, ổ E...), đây là bước bắt buộc phải làm để giảm thiểu rủi ro.

Bước 1: Mở file Excel, chọn thẻ File trên thanh menu.

Bước 2: Chọn Options (Tùy chọn) ở góc dưới cùng bên trái.

Bước 3: Trong hộp thoại Excel Options, chọn tab Save (Lưu).

Bước 4: Tại mục Save workbooks, tích chọn vào 2 ô quan trọng sau:

• Save AutoRecover information every... minutes: (Lưu thông tin tự phục hồi mỗi... phút). Hãy chỉnh thời gian xuống 1 đến 5 phút thay vì 10 phút mặc định để giảm lượng dữ liệu bị mất.
• Keep the last autosaved version if I close without saving: (Giữ lại phiên bản tự động lưu cuối cùng nếu tôi đóng mà không lưu).

Bước 5: Nhấn OK để hoàn tất thiết lập.

 

 

III. Phân biệt các định dạng file Excel trước khi lưu

 

 

Hy vọng với hướng dẫn chi tiết trên, bạn đã nắm vững cách lưu file Excel an toàn và chọn được định dạng phù hợp nhất cho công việc. 

Tuy nhiên, ngoài thao tác đúng, một chiếc máy tính hoạt động ổn định và bộ phần mềm bản quyền là yếu tố then chốt để tính năng AutoSave hoạt động mượt mà, tránh tình trạng treo máy đột ngột gây mất dữ liệu.

Nếu bạn đang tìm kiếm các dòng laptop văn phòng pin trâu, cấu hình ổn định hay bản quyền Microsoft 365 chính hãng, hãy ghé ngay hệ thống Điện máy Pico. 

Tại đây, chúng tôi cung cấp đa dạng các giải pháp thiết bị văn phòng với mức giá ưu đãi nhất để đồng hành cùng hiệu suất làm việc của bạn.​​​​​​​