Khi nắm được cách chuyển File Excel sang PDF giúp file gốc nhẹ hơn và rất thuận tiện khi gửi thư điện tử. Qua bài viết này, điện máy Pico sẽ hướng dẫn bạn các thao tác đơn giản nhé!

 

I. Hướng dẫn cách chuyển file Excel sang PDF chi tiết

 

Dưới đây là 2 cách cơ bản có sẵn trong excel giúp bạn chuyển đổi định dạng khi xuất lẻ từng sheet hoặc toàn bộ workbook chỉ với vài cú nhấp chuột.

 

1.1. Cách lưu 1 sheet trong Excel dang định dạng PDF

 

Cách này giúp bạn xuất dữ liệu của một trang tính mà không làm ảnh hưởng đến toàn bộ workbook:

• Bước 1: Mở file Excel, chọn đúng Sheet bạn muốn chuyển đổi > Chọn thẻ File.
• Bước 2: Chọn mục Save As (hoặc nhấn phím tắt F12).
• Bước 3: Tại ô Save as type, bạn nhấn mũi tên trỏ xuống và chọn định dạng PDF (*.pdf).
• Bước 4: Nhấn Save để hoàn tất.

Cách này sẽ xuất toàn bộ nội dung có trong Sheet đó. Nếu Sheet của bạn quá dài và được chia thành nhiều trang in, hãy tham khảo Cách 2 để chọn đúng số trang cần thiết.

 

 

1.2. Cách lưu 1 workbook bao gồm nhiều sheet từ Excel ra PDF

 

Cách này cực kì hữu ích khi bạn cần xuất nhiều sheet khác nhau về báo cáo doanh thu, danh mục sản phẩm..thành một file PDF với tính năng Publish Entire Workbook.

• Bước 1: Mở file Excel chứa các sheet bạn muốn chuyển đổi.
• Bước 2: Truy cập vào thẻ File trên thanh công cụ và chọn Export > Chọn Create PDF/XPS Document.
• Bước 3: Khi cửa sổ lưu file hiện ra, bạn khoan hãy nhấn Publish ngay. Hãy nhấn vào nút Options... (nằm ngay phía dưới định dạng file).
• Bước 4: Tại bảng Options, trong mục Publish what, bạn tích chọn vào ô Entire workbook. Thao tác này ra lệnh cho Excel quét toàn bộ các sheet có dữ liệu trong file thay vì chỉ sheet đang mở.
• Bước 5: Nhấn OK để đóng bảng tùy chọn, sau đó nhấn Publish để bắt đầu quá trình xuất file.

 

 

II. Cách chuyển file Excel sang định dạng PDF thông qua tools thứ 3

 

Nếu bạn không cài sẵn Excel trên máy hoặc muốn chuyển file nhanh ngay trên điện thoại. Dưới đây là những tool được đánh giá cao để bạn tham khảo:

 

2.1. Đổi file qua website Smallpdf

 

Smallpdf là một trong những website phổ biến nhất thế giới nhờ tốc độ xử lý nhanh và giao diện thân thiện.

• Bước 1: Truy cập công cụ Chuyển Excel sang PDF trên Smallpdf.
• Bước 2: Click chọn Choose file để tải tệp Excel từ máy tính (hoặc kéo thả file trực tiếp vào trình duyệt).
• Bước 3: Hệ thống sẽ tự động chuyển đổi. Thời gian chờ tùy thuộc vào dung lượng file của bạn.
• Bước 4: Nhấn Download để tải bản PDF về máy hoặc lưu vào Google Drive/Dropbox.

 

 

2.2. Chuyển đổi thông qua Google Drive

 

Cách này rất an toàn vì dữ liệu vẫn nằm trong hệ sinh thái của Google mà không cần thông qua web lạ.

• Bước 1: Mở Google Drive, chọn Mới (New) > Tải tệp lên và chọn file Excel của bạn.
• Bước 2: Nhấn chuột phải vào file vừa tải lên, chọn Mở bằng (Open with) > Google Trang tính (Google Sheets).
• Bước 3: Tại giao diện Google Trang tính, vào mục Tệp (File) > Tải xuống (Download).
• Bước 4: Chọn định dạng Tài liệu PDF (.pdf) để lưu về máy.

 

 

2.3. Sử dụng công cụ chuyển đổi Convertio

 

Convertio nổi tiếng với khả năng tùy chỉnh định dạng đa dạng.

• Bước 1: Truy cập website Convertio mục chuyển đổi Excel sang PDF.
• Bước 2: Nhấn Chọn tập tin để tải file lên từ máy tính, Drive hoặc URL.
• Bước 3: Nhấn nút Chuyển đổi (Convert) màu đỏ và đợi trong giây lát.
• Bước 4: Sau khi màn hình hiện chữ "Đã hoàn thành", nhấn Tải về để lưu file.

 

 

 

2.4. Đổi file Excel qua PDF bằng website FreePDFConvert

 

Đây là công cụ hỗ trợ chuyển đổi nhanh mà không cần đăng ký tài khoản.

• Bước 1: Truy cập website FreePDFConvert.
• Bước 2: Nhấn Choose Excel file hoặc kéo thả tệp trực tiếp vào vùng làm việc.
• Bước 3: Sau khi quá trình convert kết thúc, bạn chỉ cần nhấn Download để nhận file PDF.

 

 

2.5. Lưu file Excel thành PDF qua website iLovePDF

 

iLovePDF là lựa chọn tối ưu nếu bạn muốn kết hợp nhiều tính năng PDF cùng lúc.

• Bước 1: Truy cập trang chủ iLovePDF mục Excel to PDF.
• Bước 2: Nhấn Select EXCEL files để chọn một hoặc nhiều file cùng lúc.
• Bước 3: Nhấn nút Convert to PDF ở góc phải màn hình.
• Bước 4: Nhấn Download PDF để hoàn tất quá trình lưu trữ.

 

 

2.6. Chuyển đổi file Excel thành PDF bằng website PDF Candy

 

Giao diện của PDF Candy rất trực quan với các biểu tượng dễ hiểu.

• Bước 1: Truy cập website PDF Candy.
• Bước 2: Nhấn Thêm tập tin (Add file) để tải tệp Excel lên hệ thống.
• Bước 3: Chờ hệ thống xử lý trong vài giây, sau đó nhấn Tải tập tin để lưu bản PDF về thiết bị.

 

 

III. Cảnh báo rủi ro khi dùng các trang Convert Online từ Excel sang PDF

 

Mặc dù các công cụ chuyển đổi trực tuyến mang lại sự tiện lợi và nhanh chóng nhưng đằng sau đó là những rủi ro tiềm ẩn về an ninh mạng mà người dùng văn phòng thường bỏ qua. 

Dưới đây là những lý do bạn cần cân nhắc kỹ trước khi nhấn nút "Upload" lên các trang web miễn phí.

Nguy cơ rò rỉ dữ liệu doanh nghiệp khi bạn tải một tệp Excel lên máy chủ của bên thứ ba, bạn đã mất quyền kiểm soát trực tiếp đối với tệp tin đó. 

Các trang web chuyển đổi định dạng phổ biến thường là mục tiêu tấn công của tội phạm mạng nhằm thu thập thông tin quy mô lớn.

Bên cạnh đó, những loại dữ liệu tuyệt đối KHÔNG nên chuyển đổi Online như bảng lương và thông tin nhân sự. 

Đây là các thông tin chứa số tài khoản ngân hàng, mã số thuế, mức lương và thông tin cá nhân nhạy cảm không nên xuất hiện trên các công cụ Convert Online.

Để vừa đảm bảo công việc hiệu quả vừa an toàn dữ liệu, bạn nên ưu tiên sử dụng tính năng Office bản quyền, sử dụng Google Drive, phần mềm Offline.​​​​​​​

Nắm vững các cách chuyển file Excel sang PDF không chỉ giúp bạn hoàn thành công việc nhanh chóng mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong cách trình bày báo cáo. Vậy bạn thường sử dụng cách nào để chuyển đổi Excel sang PDF, hãy để lại bình luận chia sẻ trải nghiệm của bạn bên dưới nhé!