Việc quản lý hàng nghìn mã sản phẩm tại Điện máy Pico đôi khi khiến bạn gặp khó khăn vì dữ liệu bị lặp lại. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách lọc dữ liệu trùng trong Excel, giúp bạn xử lý bảng tính gọn gàng và đảm bảo số liệu báo cáo kho vận, doanh thu luôn chính xác tuyệt đối.

 

I. Bôi màu dữ liệu trùng để kiểm tra trực quan bằng Conditional Formatting

 

Conditional Formatting (Định dạng có điều kiện) là một công cụ mạnh mẽ trong Excel giúp người dùng tự động thay đổi màu sắc của ô dựa trên các quy tắc nhất định. 

Thay vì phải căng mắt dò tìm thủ công, tính năng này cho phép nhân viên tại Điện máy Pico phát hiện ngay lập tức các mã đơn hàng hoặc thông tin khách hàng bị nhập trùng lặp chỉ trong vài giây, giúp việc đối soát dữ liệu trở nên trực quan và chính xác hơn.

Ví dụ thực tế: Giả sử bạn có bảng dữ liệu "Danh sách đơn hàng online ngày 9/1" của Điện máy Pico gồm 8 dòng dưới đây. Chúng ta cần kiểm tra xem có Mã đơn hàng nào bị nhập đúp hay không.

 

 

Hướng dẫn thực hiện:

Bước 1: Bôi đen (quét chọn) vùng dữ liệu cần kiểm tra trùng lặp. Trong ví dụ này, bạn bôi đen cột Mã đơn hàng từ ô A2 đến A9.

 

 

Bước 2: Trên thanh công cụ, chọn tab Home (Trang chủ) > Nhấn chọn Conditional Formatting (Định dạng có điều kiện).

 

 

Bước 3: Trong menu xổ xuống, chọn Highlight Cells Rules (Quy tắc làm nổi bật ô) > Chọn tiếp Duplicate Values... (Giá trị trùng lặp).

 

 

Bước 4: Một hộp thoại xuất hiện, bạn có thể tùy chọn màu sắc hiển thị (ví dụ: Light Red Fill with Dark Red Text - Nền đỏ nhạt chữ đỏ đậm) rồi nhấn OK.

 

 

Kết quả: Excel sẽ tự động tô đỏ các ô có mã PICO-001 và PICO-002 (như bảng ví dụ trên), giúp bạn nhận biết ngay đây là các đơn hàng bị trùng để kịp thời xử lý.

 

II. Cách lọc dữ liệu trùng trong Excel bằng tính năng Remove Duplicates

 

Remove Duplicates là công cụ giúp làm sạch dữ liệu nhanh chóng bằng cách xóa bỏ hoàn toàn các hàng có nội dung giống nhau, chỉ giữ lại một giá trị duy nhất. 

Lưu ý quan trọng: Tính năng này sẽ xóa vĩnh viễn các dòng dữ liệu thừa khỏi bảng tính. Do đó, bạn chỉ nên sử dụng khi chắc chắn không cần lưu lại bản sao của các dữ liệu trùng lặp đó để đối chiếu sau này.

Ví dụ thực tế: Bộ phận CSKH của Điện máy Pico có danh sách 8 khách hàng đăng ký nhận voucher giảm giá. Do hệ thống lỗi, một số khách hàng bị ghi nhận nhiều lần. Nhiệm vụ là lọc để lấy danh sách duy nhất để gửi mã code.

 

 

Hướng dẫn thực hiện:

Bước 1: Bôi đen toàn bộ bảng dữ liệu cần lọc (bao gồm cả tiêu đề cột).

 

 

Bước 2: Trên thanh công cụ, chọn thẻ Data > Nhấn vào biểu tượng Remove Duplicates trong nhóm Data Tools.

 

 

Bước 3: Hộp thoại hiện ra, bạn tích chọn vào My data has headers (Dữ liệu của tôi có tiêu đề) để Excel không xóa dòng đầu tiên.

 

 

Bước 4: Tại phần Columns, tích chọn tất cả các cột (Họ và tên, Số điện thoại, Quà tặng) để đảm bảo chỉ xóa khi trùng khớp toàn bộ thông tin > Nhấn OK.

 

Kết quả: Excel sẽ hiển thị thông báo đã xóa bao nhiêu giá trị trùng (duplicates) và giữ lại bao nhiêu giá trị duy nhất (unique). Trong ví dụ trên, các dòng trùng lặp của khách hàng Nguyễn Văn An và Trần Thị Bình sẽ biến mất, để lại danh sách chuẩn.

 

 

III. Cách tìm dữ liệu trùng trong Excel bằng Advanced Filter

 

Advanced Filter (Bộ lọc nâng cao) là giải pháp tối ưu khi bạn muốn trích xuất danh sách các giá trị duy nhất ra một vị trí khác mà vẫn giữ nguyên dữ liệu gốc. 

Công cụ này đặc biệt hữu ích khi nhân viên Điện máy Pico cần tạo báo cáo tổng hợp danh mục sản phẩm đã bán từ bảng kê chi tiết hàng ngày mà không sợ làm mất hay xáo trộn dữ liệu ban đầu.

Ví dụ thực tế: Bạn có bảng theo dõi xuất kho tại Pico gồm 8 dòng. Nhiều sản phẩm được xuất nhiều lần trong ngày. Nhiệm vụ là lọc ra danh sách rút gọn xem hôm nay đã xuất những mã sản phẩm nào (loại bỏ các dòng lặp lại).

 

 

Hướng dẫn thực hiện:

Bước 1: Chọn tab Data trên thanh công cụ > Nhấn vào Advanced trong nhóm Sort & Filter.

 

 

Bước 2: Hộp thoại hiện ra, tại mục Action, bạn tích chọn Copy to another location (Sao chép tới vị trí khác) để không làm ảnh hưởng bảng gốc.

 

Bước 3: Điền thông tin vào các ô:

• List range: Quét chọn vùng dữ liệu gốc (A1:C9).
• Copy to: Chọn một ô trống bất kỳ bên ngoài bảng (ví dụ: ô E1) để Excel xuất kết quả tại đó.

 

 

Bước 4: Quan trọng nhất, tích vào ô vuông Unique records only (Chỉ lấy các giá trị duy nhất) > Nhấn OK.

 

 

Kết quả: Excel sẽ tự động sao chép một danh sách mới sang cột E, trong đó các dòng trùng lặp của Tivi Sony hay Tủ lạnh Panasonic đã được loại bỏ, chỉ giữ lại mỗi loại 1 dòng duy nhất để bạn làm báo cáo.

 

IV. Hướng dẫn lọc trùng dữ liệu bằng Pivot Table

 

Pivot Table không chỉ là công cụ báo cáo mạnh mẽ mà còn là giải pháp tuyệt vời để lọc dữ liệu trùng trong Excel kết hợp với thống kê số lượng. 

Phương pháp này giúp nhân viên Điện máy Pico vừa có được danh sách sản phẩm "sạch" (không lặp lại), vừa biết chính xác tần suất xuất hiện (số lượng bán/tồn kho) của từng mã hàng chỉ trong một thao tác.

Ví dụ thực tế: Kế toán kho của Pico có bảng kê 8 giao dịch bán lẻ trong ca sáng. Nhiều sản phẩm được bán rải rác ở các khung giờ khác nhau. Cần lọc ra danh sách các mặt hàng đã bán và tổng số lượng của chúng.

 

 

Hướng dẫn thực hiện:

Bước 1: Bôi đen bảng dữ liệu, chọn thẻ Insert > Chọn PivotTable > Nhấn OK để tạo bảng Pivot mới.

 

 

Bước 2: Tại giao diện PivotTable Fields bên phải màn hình, bạn kéo trường "Tên sản phẩm" thả vào vùng Rows.

 

 

Bước 3: Excel sẽ ngay lập tức lọc bỏ các dòng trùng lặp và hiển thị danh sách duy nhất của các sản phẩm (Nồi cơm, Quạt cây...).

Bước 4: (Tùy chọn) Kéo tiếp trường "Số lượng" vào vùng Values. Lúc này, bạn sẽ có một báo cáo tổng hợp vừa gọn gàng, vừa biết chính xác tổng số lượng từng món hàng đã bán tại Pico.

 

V. Chi tiết lọc trùng dữ liệu trong excel bằng chuỗi công thức

 

Sử dụng chuỗi công thức là phương pháp "ăn chắc mặc bền" nhất, giúp bạn kiểm soát dữ liệu trùng lặp một cách tự động. 

Khác với các tính năng có sẵn, khi dùng hàm (cụ thể là kết hợp COUNTIF và IF), nếu dữ liệu đầu vào thay đổi, kết quả lọc cũng sẽ tự động cập nhật theo mà không cần thao tác lại. 

Cách này rất phù hợp để bộ phận nhân sự Điện máy Pico kiểm soát chấm công hoặc danh sách đăng ký thi đua.

Ví dụ thực tế: Bảng danh sách nhân viên Pico Nguyễn Trãi điểm danh đầu ca làm việc. Do máy chấm công lỗi hoặc nhân viên quẹt thẻ nhiều lần, dữ liệu bị lặp. Ta cần dùng công thức để đánh dấu đâu là lần điểm danh đầu tiên (Duy nhất), đâu là lần trùng.

 

 

Hướng dẫn thực hiện:

Bước 1: Tạo thêm một cột phụ bên cạnh (Cột C: Kiểm tra).

 

 

Bước 2: Tại ô C2, nhập công thức sau: =IF(COUNTIF($A$2:A2, A2)>1, "Trùng lặp", "Duy nhất"). 

Giải thích: Hàm COUNTIF với vùng chọn $A$2:A2 (cố định điểm đầu) sẽ đếm lũy tiến số lần xuất hiện của Mã NV. Nếu đếm được lớn hơn 1, tức là mã này đã xuất hiện trước đó.

 

 

Bước 3: Nhấn Enter và kéo thả (Fill Handle) công thức xuống các ô còn lại trong cột.

 

 

Bước 4: Sử dụng tính năng Filter (Bộ lọc) tại cột C, bỏ chọn "Trùng lặp" để lọc ra danh sách nhân viên chuẩn xác nhất.

 

 

VI. Tạo bảng mới với các dữ liệu không trùng bằng hàm UNIQUE

 

Hàm UNIQUE là một tính năng đột phá của các phiên bản Excel đời mới (Dynamic Array), cho phép bạn trích xuất danh sách giá trị duy nhất từ một vùng dữ liệu chỉ với một công thức đơn giản. 

Điểm ưu việt của cách này so với Remove Duplicates là tính "động": khi dữ liệu đầu vào thay đổi (ví dụ: nhập thêm hàng mới), danh sách kết quả cũng sẽ tự động cập nhật theo mà không cần thao tác lại.

Ví dụ thực tế: Quản lý ngành hàng tại Pico cần lập danh sách tổng hợp các nhóm sản phẩm đã phát sinh doanh thu trong ngày 9/1 từ bảng kê chi tiết. Bảng kê có nhiều dòng trùng lặp do bán nhiều sản phẩm cùng loại.

 

 

Hướng dẫn thực hiện:

Bước 1: Chọn một ô trống bất kỳ nơi bạn muốn hiển thị danh sách kết quả (ví dụ: ô C2).

Bước 2: Nhập công thức: =UNIQUE(A2:A9) (Trong đó A2:A9 là vùng dữ liệu chứa tên các nhóm sản phẩm cần lọc).

Bước 3: Nhấn Enter. Excel sẽ tự động "đổ" (spill) danh sách các nhóm sản phẩm duy nhất (Tivi 4K, Tủ lạnh Inverter, Máy giặt...) xuống các ô phía dưới mà bạn không cần phải kéo công thức.

 

Hy vọng với những chia sẻ trên, bạn đã nắm vững cách lọc dữ liệu trùng trong Excel để tối ưu hóa hiệu suất làm việc. Đừng quên áp dụng ngay thủ thuật này vào việc rà soát danh sách khách hàng hay kho hàng tại Điện máy Pico để công việc trở nên chuyên nghiệp và hiệu quả hơn nhé! ​​​​​​​