Việc bổ sung dữ liệu hay hình ảnh sản phẩm vào báo cáo doanh thu tại Điện máy Pico sẽ trở nên đơn giản nếu bạn nắm vững kỹ thuật này. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách chèn vào Excel các dòng, cột hoặc đối tượng cực nhanh, giúp bảng tính của bạn chuyên nghiệp và đầy đủ thông tin hơn.

 

I. Cách chèn ảnh vào Excel thủ công bằng tính năng Insert

 

Tính năng Insert là phương pháp cơ bản nhất để đưa hình ảnh vào bảng tính. 

Tuy nhiên, ở các phiên bản Excel mới (Office 365, Excel 2019 trở lên), Microsoft đã nâng cấp tính năng này bằng cách chia làm hai tùy chọn riêng biệt. 

Việc hiểu rõ sự khác nhau giữa chúng sẽ giúp nhân viên Pico quản lý danh mục sản phẩm hiệu quả hơn rất nhiều.

Để thực hiện cách chèn vào Excel một hình ảnh minh họa cho sản phẩm (ví dụ: Ảnh Tủ lạnh LG), bạn làm theo các bước sau:

Bước 1: Đặt con trỏ chuột tại vị trí muốn chèn ảnh. Trên thanh công cụ, chọn thẻ Insert (Chèn).

Bước 2: Chọn mục Pictures (Hình ảnh). Tại đây, menu sẽ xổ ra hai tùy chọn như đã giải thích ở trên:

• Chọn Place in Cell: Nếu muốn ảnh nằm gọn trong ô để làm danh sách hàng hóa.

 

 

• Chọn Place over Cells: Nếu muốn ảnh phóng to, nằm đè lên dữ liệu để làm nổi bật.

 

 

Bước 3: Chọn nguồn lấy ảnh (thường là This Device - Thiết bị này).

Bước 4: Tìm đến file ảnh trong máy tính của bạn và nhấn Insert.

Kết quả:

• Nếu chọn Place in Cell: Ảnh tủ lạnh sẽ tự động thu nhỏ vừa khít với ô Excel.
• Nếu chọn Place over Cells: Ảnh sẽ hiện ra với kích thước gốc và bạn cần dùng chuột kéo góc ảnh để điều chỉnh lại cho phù hợp.

 

II. Hướng dẫn chèn ảnh vào Excel bằng hàm IMAGE()

 

Nếu cách chèn thủ công (Insert) phù hợp với số lượng ít, thì hàm IMAGE() chính là giải pháp tự động hóa dành cho các file dữ liệu lớn. Hàm này cho phép bạn tải hình ảnh trực tiếp từ một đường link (URL) trên mạng về ô Excel.

Hàm IMAGE hoạt động bằng cách lấy dữ liệu từ đường dẫn ảnh HTTPS.

Ví dụ thực tế: Giả sử bạn đang quản lý file "Danh sách sản phẩm Online tháng 1" và cần hiển thị ảnh minh họa cho các sản phẩm dựa trên đường link có sẵn từ website Pico.vn.

 

 

Hướng dẫn thực hiện:

Bước 1: Chuẩn bị cột chứa đường link ảnh sản phẩm (như cột B ở ví dụ trên). Đảm bảo các link này đang hoạt động tốt.

Bước 2: Tại ô D2 (nơi muốn hiển thị ảnh), bạn nhập công thức: =IMAGE(C2, "Ảnh sản phẩm Pico", 0) (Trong đó: B2 là ô chứa link ảnh; 0 là chế độ tự căn chỉnh ảnh vừa đẹp trong ô).

 

 

Bước 3: Nhấn Enter và kéo công thức xuống cho các ô còn lại (C3, C4...).

Kết quả: Hình ảnh máy giặt, tủ lạnh sẽ ngay lập tức xuất hiện gọn gàng trong cột C mà không cần thao tác chèn thủ công từng cái.

 

 

Để thực hiện cách chèn vào Excel bằng hàm này thành công, bạn cần nhớ kỹ:

• Yêu cầu phiên bản: Hàm IMAGE chỉ khả dụng trên Excel 365, Excel 2021 trở lên hoặc Excel bản Web. Các bản cũ (2010, 2013, 2016) sẽ báo lỗi #NAME?.
• Giao thức HTTPS: Đường dẫn ảnh bắt buộc phải bắt đầu bằng https://, đường dẫn http:// thường sẽ bị chặn vì lý do bảo mật.
• Kết nối Internet: Vì hàm lấy ảnh trực tiếp từ nguồn online, máy tính của bạn phải có kết nối mạng để tải ảnh.

 

IV. Các lưu ý khi chèn ảnh vào file làm việc trong excel

 

Tuyệt đối hạn chế chèn trực tiếp hàng nghìn ảnh vào file vì sẽ ngốn sạch RAM và bộ nhớ đệm (Cache), khiến laptop văn phòng bị giật lag, thậm chí hỏng file.

Giải pháp thay thế tối ưu:

• Dùng hàm IMAGE(): Giúp file nhẹ "tựa lông hồng" do chỉ hiển thị ảnh qua đường dẫn, không lưu ảnh thực.
• Lưu trữ Đám mây (Cloud): Tải ảnh lên Google Drive/OneDrive, sau đó chỉ chèn Link vào Excel để giảm tải dung lượng.

Phải "Neo" ảnh vào ô (Cực quan trọng khi Lọc/Sắp xếp) Rất nhiều bạn gặp lỗi: Lọc danh sách Tivi giá tăng dần, chữ thì chạy nhưng ảnh thì đứng im tại chỗ cũ.

• Giải pháp: Chuột phải vào ảnh > Format Picture > Properties > Tích chọn Move and size with cells.
• Tác dụng: Khi bạn ẩn dòng, xóa dòng hay sắp xếp (Sort), ảnh sản phẩm sẽ "dính chặt" lấy ô dữ liệu và di chuyển theo.

 

 

Giữ đúng tỷ lệ ảnh (Aspect Ratio) Không được kéo dãn ảnh bừa bãi làm sản phẩm bị méo (Ví dụ: Tủ lạnh bị kéo bè thành hình vuông).

• Lưu ý: Khi chỉnh sửa kích thước, luôn giữ phím Shift hoặc tích chọn Lock aspect ratio để ảnh giữ nguyên form dáng chuẩn của nhà sản xuất.

Sử dụng tính năng "Compress Pictures" Nếu bắt buộc phải chèn ảnh trực tiếp, hãy dùng tính năng nén có sẵn của Excel.

• Cách làm: Chọn ảnh > Tab Picture Format > Compress Pictures > Bỏ chọn "Apply only to this picture" (để áp dụng cho toàn bộ ảnh) > Chọn độ phân giải Web (150 ppi) hoặc E-mail (96 ppi).
• Kết quả: File giảm dung lượng đáng kể mà chất lượng ảnh vẫn đủ tốt để xem trên màn hình.

Hy vọng với những hướng dẫn trên, bạn đã thành thạo cách chèn vào Excel để xử lý linh hoạt mọi dữ liệu bán hàng tại Điện máy Pico. Hãy áp dụng ngay các thủ thuật này để tối ưu hóa thời gian làm việc và nâng cao chất lượng báo cáo của mình nhé.​​​​​​​